Arvostamme yksityisyyttäsi ja kiinnitämme huomiota henkilötietojen suojaukseen ja noudatamme hyvää tietojenkäsittelytapaa. Henkilötietojen käsittely on tarpeen, jotta voimme tarjota kiinteistöhuollon monipuolisia ja turvallisia palveluita. Tietosuojaselosteissa kerromme Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy keräämien henkilötietojen käsittelyä koskevista käytännöistä. Mikäli sinulla on kysymyksiä tietosuojaselosteisiin tai henkilötietojen käsittelyyn liittyen voit olla yhteydessä kiinteistö[email protected].
KIINTEISTÖPALVELU KA-PO OY
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ KOSKEVA TIETOSUOJASELOSTE
1 REKISTERINPITÄJÄ Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy
y-tunnus 1501077–0 Laajalahdentie 19 A 1, 00330, Helsinki
Puhelin: 040 596 5001
2 YHTEYSTIEDOT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVISSÄ ASIOISSA
Tietosuojavastaava: Kristel Variko- Vene
Laajalahdentie 19 A 1, 00330, Helsinki
sähköposti: [email protected]
3 MITÄ TIETOJA KÄSITTELEMME?
Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy käsittelee vain tarkoituksen ja tarpeen mukaisia henkilö- tietoja, kun yksittäinen henkilö asioi Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy kanssa. Näitä tahoja voivat olla Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy palveluista kiinnostuneet henkilöt tai asiakkaanamme olevien taloyhtiöiden asukkaat, isännöitsijät ja yritysten yhteyshenkilöt. Tietoja käsitellään tarjouspyyntöihin vastaamista, tapahtumiin ilmoittautumista tai asiakkaalle suoritettavia työtehtäviä varten.
Peruskäsittelyyn vaadittavia henkilötietoja ovat seuraavat tiedot:
-Nimi
-Osoite
-Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
-Syntymäaika tapauksissa, joissa joudutaan todentamaan asiakkaan henkilöllisyys*.
-Suhde kohteeseen (esim. asukas, osakas, isännöitsijä, titteli yrityksessä, jonka nimissä henkilö ottaa yhteyttä palveluihin liittyen)
*Rekisterinpitäjä suorittaa taloyhtiöille/asukkaille oven avauksia, joissa asukkaan henkilöllisyys on tarkistettava, jotta oven avaus voidaan suorittaa oikein perustein. Asiakasta pyydetään vapaaehtoisesti näyttämään henkilöllisyystiedot, jotta kiinteistöhuoltaja voi tarkistaa henkilöllisyyden. Lisäksi rekisterinpitäjä pyytää syntymäaikatietoa muuttoilmoitusten vastaanoton yhteydessä, jotta asukastietojen oikeellisuus sekä asuntoon liittyvä käytännön asiat voidaan vahvistaa.
Emme toteuta profilointia saatujen henkilötietojen avulla.
4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE
Käsittelemme kohdassa 3 kuvattuja henkilötietoja palveluidemme tuottamiseksi (kuten vikailmoitusten käsittely, asukasluettelon ylläpitäminen, ovenavauksen todentaminen ja muuttoilmoitukset), asiakassuhteen ylläpitoon liittyviin toimiin, asiakashankintaan ja markkinointiin. Osana asiakassuhteen ylläpitämistä voimme lähettää uutiskirjeitä asiakkaidemme yhteyshenkilöille sekä tiedottaa toiminnastamme.
Oikeudellinen peruste Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy suorittamalle henkilötietojen käsittelylle on toimeksiantosopimuksen täyttäminen sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Henkilötietoja ovat oikeutettuja käsittelemään ainoastaan tehtävää varten nimetyt henkilöt.
5 HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Keräämme ja tarvittaessa päivitämme asiakkaidemme edustajien sekä asukkaiden henkilötietoja, kun he ovat meihin yhteydessä, ostavat tai tilaavat meiltä palveluita, tai vierailevat www-sivuillamme. Keräämme henkilötietoja myös asiakkaanamme olevien taloyhtiöiden isännöitsijöiltä, maistraatista ja Alma Talent palvelusta.
Henkilötietojen luovuttaminen Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy ei ole pakollista, mutta mikäli päätät olla luovuttamatta henkilötietojasi, emme välttämättä voi tarjota sinulle palveluitamme.
6 HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT JA LUOVUTUS
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy tietoteknisille sopimuskumppaneille tässä selosteessa kuvatun käsittelyn toteuttamiseksi. Käytämme toiminnassamme kolmansien osapuolten toteuttamia tietoteknisiä palveluita, joissa henkilötiedot on jäsennelty asianmukaisesti ja niiden käyttöä voidaan lähtökohtaisesti hallita ja valvoa vain rekisterinpitäjän toimesta. Kuten Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy, myös palveluntarjoajat noudattavat EU:n tietosuoja-asetusta (2016/679). Mikäli siirrämme henkilötietoja ulkopuoliselle palveluntuottajalle, olemme asianmukaisin sopimuksin varmistaneet henkilötietojen käsittelyn vain tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin myös näissä tilanteissa. Palveluntarjoajat, joiden palveluissa henkilötietoja käsitellään, toimivat lähtökohtaisesti Suomessa. Tietoja ei siirretä EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle.
7 TIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Käsittelemiämme henkilötietoja säilytetään toistaiseksi ja niin kauan, kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi. Kun asukas muuttaa pois Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy hallinnoimasta kohteesta, häntä koskevat henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan järjestelmistämme kohtuullisen ajan kuluessa.
8 REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet, jotka on alla kuvattu tarkemmin:
Tämä tietosuojaseloste on laadittu 01.12.2020 ja päivitetty 20.04.2026. Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy seuraa lainsäädännön ja viranomaisohjeiden kehitystä sekä kehittää omia palveluitaan Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy pidättää siksi oikeuden päivittää kyseistä tietosuojaselostetta tarpeen mukaan.
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ KOSKEVA TIETOSUOJASELOSTE
1 REKISTERINPITÄJÄ Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy
y-tunnus 1501077–0 Laajalahdentie 19 A 1, 00330, Helsinki
Puhelin: 040 596 5001
2 YHTEYSTIEDOT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVISSÄ ASIOISSA
Tietosuojavastaava: Kristel Variko- Vene
Laajalahdentie 19 A 1, 00330, Helsinki
sähköposti: [email protected]
3 MITÄ TIETOJA KÄSITTELEMME?
Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy käsittelee vain tarkoituksen ja tarpeen mukaisia henkilö- tietoja, kun yksittäinen henkilö asioi Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy kanssa. Näitä tahoja voivat olla Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy palveluista kiinnostuneet henkilöt tai asiakkaanamme olevien taloyhtiöiden asukkaat, isännöitsijät ja yritysten yhteyshenkilöt. Tietoja käsitellään tarjouspyyntöihin vastaamista, tapahtumiin ilmoittautumista tai asiakkaalle suoritettavia työtehtäviä varten.
Peruskäsittelyyn vaadittavia henkilötietoja ovat seuraavat tiedot:
-Nimi
-Osoite
-Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
-Syntymäaika tapauksissa, joissa joudutaan todentamaan asiakkaan henkilöllisyys*.
-Suhde kohteeseen (esim. asukas, osakas, isännöitsijä, titteli yrityksessä, jonka nimissä henkilö ottaa yhteyttä palveluihin liittyen)
*Rekisterinpitäjä suorittaa taloyhtiöille/asukkaille oven avauksia, joissa asukkaan henkilöllisyys on tarkistettava, jotta oven avaus voidaan suorittaa oikein perustein. Asiakasta pyydetään vapaaehtoisesti näyttämään henkilöllisyystiedot, jotta kiinteistöhuoltaja voi tarkistaa henkilöllisyyden. Lisäksi rekisterinpitäjä pyytää syntymäaikatietoa muuttoilmoitusten vastaanoton yhteydessä, jotta asukastietojen oikeellisuus sekä asuntoon liittyvä käytännön asiat voidaan vahvistaa.
Emme toteuta profilointia saatujen henkilötietojen avulla.
4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE
Käsittelemme kohdassa 3 kuvattuja henkilötietoja palveluidemme tuottamiseksi (kuten vikailmoitusten käsittely, asukasluettelon ylläpitäminen, ovenavauksen todentaminen ja muuttoilmoitukset), asiakassuhteen ylläpitoon liittyviin toimiin, asiakashankintaan ja markkinointiin. Osana asiakassuhteen ylläpitämistä voimme lähettää uutiskirjeitä asiakkaidemme yhteyshenkilöille sekä tiedottaa toiminnastamme.
Oikeudellinen peruste Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy suorittamalle henkilötietojen käsittelylle on toimeksiantosopimuksen täyttäminen sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Henkilötietoja ovat oikeutettuja käsittelemään ainoastaan tehtävää varten nimetyt henkilöt.
5 HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Keräämme ja tarvittaessa päivitämme asiakkaidemme edustajien sekä asukkaiden henkilötietoja, kun he ovat meihin yhteydessä, ostavat tai tilaavat meiltä palveluita, tai vierailevat www-sivuillamme. Keräämme henkilötietoja myös asiakkaanamme olevien taloyhtiöiden isännöitsijöiltä, maistraatista ja Alma Talent palvelusta.
Henkilötietojen luovuttaminen Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy ei ole pakollista, mutta mikäli päätät olla luovuttamatta henkilötietojasi, emme välttämättä voi tarjota sinulle palveluitamme.
6 HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT JA LUOVUTUS
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy tietoteknisille sopimuskumppaneille tässä selosteessa kuvatun käsittelyn toteuttamiseksi. Käytämme toiminnassamme kolmansien osapuolten toteuttamia tietoteknisiä palveluita, joissa henkilötiedot on jäsennelty asianmukaisesti ja niiden käyttöä voidaan lähtökohtaisesti hallita ja valvoa vain rekisterinpitäjän toimesta. Kuten Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy, myös palveluntarjoajat noudattavat EU:n tietosuoja-asetusta (2016/679). Mikäli siirrämme henkilötietoja ulkopuoliselle palveluntuottajalle, olemme asianmukaisin sopimuksin varmistaneet henkilötietojen käsittelyn vain tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin myös näissä tilanteissa. Palveluntarjoajat, joiden palveluissa henkilötietoja käsitellään, toimivat lähtökohtaisesti Suomessa. Tietoja ei siirretä EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle.
7 TIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Käsittelemiämme henkilötietoja säilytetään toistaiseksi ja niin kauan, kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi. Kun asukas muuttaa pois Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy hallinnoimasta kohteesta, häntä koskevat henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan järjestelmistämme kohtuullisen ajan kuluessa.
8 REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet, jotka on alla kuvattu tarkemmin:
- Oikeus saada pääsy tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus: rekisteröidyllä on oikeus pyynnöstä saada tieto, käsitelläänkö häntä koskevia tietoja, sekä oikeus tarkastaa
- Oikeus tietojen poistamiseen: tietyissä tilanteissa (esim. rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut) rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuksi ilman aiheetonta viivytystä, ellei tietojen säilyttämiselle ole enää laillista perustetta.
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: rekisteröidyllä voi olla tietyissä lakisääteisissä tilanteissa oikeus pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista.
- Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä: rekisteröidyllä voi olla henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Tällöin rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, ja Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy:llä on velvollisuus noudattaa vaatimusta, ellei kyseessä ole huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelyn epäkohdista tietosuoja-asioista vastaavalle valvontaviranomaiselle, joka on Suomessa tietosuojavaltuutettu, [email protected].
Tämä tietosuojaseloste on laadittu 01.12.2020 ja päivitetty 20.04.2026. Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy seuraa lainsäädännön ja viranomaisohjeiden kehitystä sekä kehittää omia palveluitaan Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy pidättää siksi oikeuden päivittää kyseistä tietosuojaselostetta tarpeen mukaan.