Arvostamme yksityisyyttäsi ja kiinnitämme huomiota henkilötietojen suojaukseen ja noudatamme hyvää tietojenkäsittelytapaa. Henkilötietojen käsittely on tarpeen, jotta voimme tarjota kiinteistöhuollon monipuolisia ja turvallisia palveluita. Tietosuojaselosteissa kerromme Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy keräämien henkilötietojen käsittelyä koskevista käytännöistä. Mikäli sinulla on kysymyksiä tietosuojaselosteisiin tai henkilötietojen käsittelyyn liittyen voit olla yhteydessä kiinteistö[email protected].
1. Rekisterinpitäjät Henkilötietojesi rekisterinpitäjä on Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy (1501077-0)
2. Yhteystiedot
Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy
Laajalahdentie 19 A 1
00330 Helsinki
Puh: 0405965001
Sähköposti: [email protected]
3. Mihin käyttötarkoituksiin ja millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?
Henkilötietojen käsittely perustuu asiakas‐tai yhteistyösopimukseen tai Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy:n oikeutettuun etuun, sopimukseen sekä suostumukseesi.
Henkilötietojen käyttötarkoitus on:
Asiakkaiden, alihankkijoiden ja yhteistyökumppaneiden sekä näiden edustajien osalta:
asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden välisen suhteen hoitaminen, ylläpito, asiakasviestintä, kehittäminen, laskutus, analysointi ja tilastointi.
Liiketoiminnan ja palveluiden suunnitteleminen ja kehittäminen.
Väärinkäytösten, petosten ja muiden rikosten havainnointi, estäminen ja selvittäminen.
Myynti‐ ja markkinointitapahtumien järjestäminen.
Mielipide‐ asiakastyytyväisyys‐ ja markkinointitutkimuksien toteuttaminen.
Uutiskirjeiden vastaanottaminen.
Suoramarkkinointi sekä verkkomainonnan kohdentaminen.
4. Millaisia henkilötietoja käsittelemme ja mistä keräämme tiedot?
Käsittelemme seuraavia henkilötietoja asiakkaista, alihankkijoista, yhteistyökumppaneista, näiden edustajista sekä potentiaalisista asiakkaista.
Asiakkaan, alihankkija, yhteistyökumppanin sekä näiden edustajien tiedot:
Etu‐ ja sukunimi
Syntymäaika
Edustamasi yritys tai yhteisö ja ammattinimikkeesi
Yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja edustamasi yhteisön osoite.
Asiakashistoria (esim. materiaalitilaukset, tilaisuuksiin ja tapahtumiin osallistuminen)
Laskutus‐ ja maksutiedot sekä perintään liittyvät tiedot
Sähköiset asiointilomakkeet
Markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot.
Mahdolliset muut sinun itsesi antamat muut tiedot.
Asiakkuuteen, alihankkija‐ tai yhteistyösuhteeseen liittyvät tiedot kerätään sinulta itseltäsi. Lisäksi voimme pyynnöstäsi kerätä tietoja ulkoisen palveluntarjoajan palveluista. Siltä osin kuin edustat tällaista yhteisöä (esimerkiksi alihankkijan työntekijä), käsittelemme tietojasi oikeutetun edun perusteella ja saamme nämä tiedot edustamasi yhteisön kautta. Tietojen kerääminen perustuu pääsääntöisesti sopimukseen. Ilman olennaisia yllälueteltuja tietoja asiakkuus‐, alihankkija‐ tai yhteistyösuhteeseen ei tavallisesti voida ryhtyä. Voit kuitenkin itse vaikuttaa ei välttämättömän tiedon osalta siihen, millaisia tietoja keräämme ja miten niitä käsittelemme.
5. Mille tahoille siirrämme tai luovutamme tietoja?
Siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Voimme luovuttaa tietojasi voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa muun muassa liiketoimintakauppojen yhteydessä sekä valikoiduille yhteistyökumppaneille palvelun tuottamiseksi, ellet kiellä tietojesi luovuttamista.
6. Miten suojaamme tietoja ja kuinka kauan säilytämme niitä?
Tiedot säilytetään Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy:n tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että organisatorisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Tietojen käyttöoikeus on rajattu vain sellaisille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä suorittamiseksi ja silloinkin vain heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Tietoja ei käytetä profilointiin, eikä käsittely sisällä automaattista päätöksentekoa. Säilytämme tietoja lähtökohtaisesti koko asiakas‐, alihankkija‐ ja yhteistyösuhteen ajan. Lisäksi säilytämme tietoja lakisääteisen vaatimuksen perusteella kirjanpitolainsäädännön vaatiman ajan, vähintään kuusi vuotta. Yksittäisissä tapauksissa voimme säilyttää tietoja kauemmin oikeusvaateen esittämiseksi, sellaiselta puolustautumiseksi tai siltä suojautuaksemme. Potentiaalisten asiakkaidemme tietoja säilytämme siihen asti, kunnes vastustat tietojesi käsittelyä tai perut suostumuksesi.
7. Oikeutesi rekisteröitynä tietojen käsittelyyn liittyen
Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.
Rekisteröitynä sinulla on seuraavat oikeudet:
Oikeus saada pääsy tietoihisi ja oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä.
Sinulla on oikeus tietää, käsitelläänkö henkilötietojasi vai eikö niitä käsitellä sekä tarkastaa itseäsi koskevat tiedot. Oikeus oikaista tietosi.
Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään.
Oikeus poistaa tietosi.
Sinulla voi olla joissain tapauksissa oikeus poistaa tietosi.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamisoikeus.
Sinulla voi joissain tapauksissa olla oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä sekä pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista. Suoramarkkinoinnin osalta sinulla on aina oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Siltä osin, kuin käsittelemme tietojasi sopimuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti, sinulla on oikeus saada itseäsi koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut meille jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus peruuttaa suostumus.
Sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamasi henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus.
Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn tietojenkäsittelyn laillisuuteen.
Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.
Sinulla on oikeus tehdä kantelu toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos katsot ettei tietosuojalainsäädäntöä ole noudatettu henkilötietojesi käsittelyssä. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu.
2. Yhteystiedot
Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy
Laajalahdentie 19 A 1
00330 Helsinki
Puh: 0405965001
Sähköposti: [email protected]
3. Mihin käyttötarkoituksiin ja millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?
Henkilötietojen käsittely perustuu asiakas‐tai yhteistyösopimukseen tai Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy:n oikeutettuun etuun, sopimukseen sekä suostumukseesi.
Henkilötietojen käyttötarkoitus on:
Asiakkaiden, alihankkijoiden ja yhteistyökumppaneiden sekä näiden edustajien osalta:
asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden välisen suhteen hoitaminen, ylläpito, asiakasviestintä, kehittäminen, laskutus, analysointi ja tilastointi.
Liiketoiminnan ja palveluiden suunnitteleminen ja kehittäminen.
Väärinkäytösten, petosten ja muiden rikosten havainnointi, estäminen ja selvittäminen.
Myynti‐ ja markkinointitapahtumien järjestäminen.
Mielipide‐ asiakastyytyväisyys‐ ja markkinointitutkimuksien toteuttaminen.
Uutiskirjeiden vastaanottaminen.
Suoramarkkinointi sekä verkkomainonnan kohdentaminen.
4. Millaisia henkilötietoja käsittelemme ja mistä keräämme tiedot?
Käsittelemme seuraavia henkilötietoja asiakkaista, alihankkijoista, yhteistyökumppaneista, näiden edustajista sekä potentiaalisista asiakkaista.
Asiakkaan, alihankkija, yhteistyökumppanin sekä näiden edustajien tiedot:
Etu‐ ja sukunimi
Syntymäaika
Edustamasi yritys tai yhteisö ja ammattinimikkeesi
Yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja edustamasi yhteisön osoite.
Asiakashistoria (esim. materiaalitilaukset, tilaisuuksiin ja tapahtumiin osallistuminen)
Laskutus‐ ja maksutiedot sekä perintään liittyvät tiedot
Sähköiset asiointilomakkeet
Markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot.
Mahdolliset muut sinun itsesi antamat muut tiedot.
Asiakkuuteen, alihankkija‐ tai yhteistyösuhteeseen liittyvät tiedot kerätään sinulta itseltäsi. Lisäksi voimme pyynnöstäsi kerätä tietoja ulkoisen palveluntarjoajan palveluista. Siltä osin kuin edustat tällaista yhteisöä (esimerkiksi alihankkijan työntekijä), käsittelemme tietojasi oikeutetun edun perusteella ja saamme nämä tiedot edustamasi yhteisön kautta. Tietojen kerääminen perustuu pääsääntöisesti sopimukseen. Ilman olennaisia yllälueteltuja tietoja asiakkuus‐, alihankkija‐ tai yhteistyösuhteeseen ei tavallisesti voida ryhtyä. Voit kuitenkin itse vaikuttaa ei välttämättömän tiedon osalta siihen, millaisia tietoja keräämme ja miten niitä käsittelemme.
5. Mille tahoille siirrämme tai luovutamme tietoja?
Siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Voimme luovuttaa tietojasi voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa muun muassa liiketoimintakauppojen yhteydessä sekä valikoiduille yhteistyökumppaneille palvelun tuottamiseksi, ellet kiellä tietojesi luovuttamista.
6. Miten suojaamme tietoja ja kuinka kauan säilytämme niitä?
Tiedot säilytetään Kiinteistöpalvelu Ka-Po Oy:n tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että organisatorisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Tietojen käyttöoikeus on rajattu vain sellaisille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä suorittamiseksi ja silloinkin vain heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Tietoja ei käytetä profilointiin, eikä käsittely sisällä automaattista päätöksentekoa. Säilytämme tietoja lähtökohtaisesti koko asiakas‐, alihankkija‐ ja yhteistyösuhteen ajan. Lisäksi säilytämme tietoja lakisääteisen vaatimuksen perusteella kirjanpitolainsäädännön vaatiman ajan, vähintään kuusi vuotta. Yksittäisissä tapauksissa voimme säilyttää tietoja kauemmin oikeusvaateen esittämiseksi, sellaiselta puolustautumiseksi tai siltä suojautuaksemme. Potentiaalisten asiakkaidemme tietoja säilytämme siihen asti, kunnes vastustat tietojesi käsittelyä tai perut suostumuksesi.
7. Oikeutesi rekisteröitynä tietojen käsittelyyn liittyen
Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.
Rekisteröitynä sinulla on seuraavat oikeudet:
Oikeus saada pääsy tietoihisi ja oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä.
Sinulla on oikeus tietää, käsitelläänkö henkilötietojasi vai eikö niitä käsitellä sekä tarkastaa itseäsi koskevat tiedot. Oikeus oikaista tietosi.
Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään.
Oikeus poistaa tietosi.
Sinulla voi olla joissain tapauksissa oikeus poistaa tietosi.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamisoikeus.
Sinulla voi joissain tapauksissa olla oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä sekä pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista. Suoramarkkinoinnin osalta sinulla on aina oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Siltä osin, kuin käsittelemme tietojasi sopimuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti, sinulla on oikeus saada itseäsi koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut meille jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus peruuttaa suostumus.
Sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamasi henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus.
Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn tietojenkäsittelyn laillisuuteen.
Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.
Sinulla on oikeus tehdä kantelu toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos katsot ettei tietosuojalainsäädäntöä ole noudatettu henkilötietojesi käsittelyssä. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu.